Роли, чеклисты, проекты и как их обсуждать

Артем Ушанов — Tue, 14 Dec 2021 18:28:46 +0500

Этот пост — текстовая версия моей лекции для онлайн-акселератора «Стартап-школа для экспортного бизнеса».

upd. А вот и само видео

Инженерное дело #

Для начала давайте абстрактно посмотрим на такую деятельность, как создание нового в коммерческих целях. Это «новое» может быть компанией или организацией, физическим изделием, программой, в общем — чем-то рукотворным, искусственным. Такая деятельность обычно называется «инженерным делом» или «инженерией».
Если сократить определение из Википедии, то инженерию можно определить так:

это область технической деятельности, направленная на практическое приложение и применение научных, экономических, социальных и практических знаний с целью обращения природных ресурсов на пользу человека.

Инженерное дело дало нам все, что вас и меня сейчас окружает: мебель, технику, протоколы связи, зум, браузер, дома, в которых мы живем, и автомобили, на которых мы ездим.

Системный подход #

Современный подход к инженерии лично мне знаком по дисциплине, которая называется «системная инженерия». Это инженерное дело через призму «системного подхода» — ветки научно-технической дисциплины, корни которой растут из космической программы Наса.

Да, американские инженеры в какой-то момент поняли, что в голове одного главного инженера никак не может поместиться проект постройки и запуска в космос ракеты с космонавтами на борту, и они начали разрабатывать систему знаний, которая позволяет бороться со сложностью в больших проектах. С тех пор (конец 60-х) системный подход развивался и рос вместе с научно-техническим прогрессом, расширяя границы применимости, и теперь его можно применять не только в аэрокосмической отрасли, но и в экономике, менеджменте, финансах, ну и в предпринимательстве в целом.

Роли #

В системном подходе 2.0 появилось понятие «стейкхолдеров» — вы с ним наверняка сталкивались, особенно если имеете дело с б2б. Под стейкхолдерами понимаются роли, которые есть в проекте, и которые интересуются определенными аспектами проекта.

До системного подхода 2.0 считалось, что «система» — то, что изготавливается с помощью усилий проектной команды, — объективна и всеми понимается однозначно и одинаково. Это, конечно, не так, поэтому появилось понятие стейкхолдеров, или лучше сказать «проектных ролей». Московская ШСМ для облегчения понимания этой сложной темы предлагает «театральную метафору». Есть постановка в театре спектакля «Гамлет» — это проект. Есть сценарий — это план проекта. И есть роли — действующие лица в спектакле-проекте. Эти роли играют люди-актеры. Есть актер, который будет играть Гамлета, есть актриса на роль Офелии, и эти роли описаны в сценарии, у них прописано определенное поведение.

Важно уметь отличать актера от роли, которую он играет.

Майк Майерс в «Остине Пауэрсе» играет одновременно и героя, и злодея

Важно понимать, что актер может играть несколько ролей, а одну роль могут играть разные актеры.
Вот список актеров, игравших роль Бонда:

Шон Коннери (1962—1971)
Джордж Лэзенби (1969)
Роджер Мур (1973—1985)
Тимоти Далтон (1987—1989)
Пирс Броснан (1995—2002)
Дэниел Крэйг (2006—настоящее время).

Актеров много, а Бонд такой один

И еще важно, что проектная роль не равна должности в компании. Человек на должности «Главный специалист финансовой службы» вполне может в проекте выступать в роли «Руководитель проекта» или «Инженер по требованиям».

Почему роли — это важно в проектной деятельности? Потому что как у роли в спектакле есть свой сценарий — какие-то цели, интересы, из которых персонаж исходит, — так и в проекте у ролей есть «объекты интереса» (concerns). У руководителя проекта интерес — ход проекта. Ему нужно, чтобы проект продвигался, работы по нему делались, и ресурсов на все хватало.

Еще у роли есть предпочтение и намерение.

Представьте, что на улице у машины торгуются два человека. Один утверждает, что цена слишком высокая для машины в таком состоянии, второй говорит, что цена нормальная и он ее уменьшать не будет, машина в порядке, зуб дает. Вопрос: что происходит и какие тут роли?

У человека, который хочет, чтобы машина была дешевле, интерес «цена» и его предпочтение «как можно более низкая». У второго тоже интерес «цена», а предпочтение — «максимально высокая». Они торгуются, т. е. реализуют свои намерения отстоять предпочтения. Вывод: мы стали свидетелями сцены переговоров по цене машины. У людей роли «продавец» и «покупатель». Их интересы и позиции нужно учитывать в проекте «покупка авто с рук».
Мимо шел мужик с пакетом, остановился, посмотрел на них и говорит «да дорого конечно!». И дальше пошел. Надо ли его и его интерес учитывать в проекте? Нет! Он продемонстрировал интерес и предпочтение, но у него нет намерения реализовывать свое предпочтение, он тут «мимокрокодил».

Вот примерно так устроено понимание ролей в инженерном деле. В проектах всегда много ролей, нужно уметь их распознавать по тому, чем они интересуются (о чем спрашивают, о чем беспокоятся, чего требуют). Меньше 15 ролей в проекте не бывает.

Один из моих проектов, 44 роли в лонглисте

Три роли верхнего уровня: Предприниматель, Инженер, Менеджер #

Если мы посмотрим на текущее положение дел, то «Школа системного менеджмента» определяет три роли верхнего уровня в инженерных проектах.
Это роли предпринимателя, инженера и менеджера.
Они «делят» между собой проект по областям интереса: область клиента или рынка, область инженерного решения, область управления ресурсами проекта.
В каждой из этих областей — свои объекты внимания, то, за чем нужно следить.

Предприниматель отвечает за целеполагание: что и для кого мы будем делать, что оно даст нашим клиентам. Еще предприниматель отвечает за привлечение ресурсов.

Инженер отвечает за целевую систему — то, что в итоге надо сделать. Он придумывает, проектирует и изготавливает целевую систему. После этого он проверяет ее на соответствие требованиям и сдает.

Менеджер отвечает за организацию работ по проектированию и изготовлению системы. На нем — управление командой и ресурсами, логистика и снабжение, сроки и бюджет.
В каждой из этих ролей внутри — еще десятки или даже сотни более мелких ролей (в случае крупных проектов).

Если вы — фрилансер, разрабатывающий сайты на Тильде, то вы одновременно играете эти три мета-роли. Ищете клиента и договариваетесь с ним об условиях — что он ожидает и сколько заплатит — роль предпринимателя. Придумываете, как сделать для него сайт, как он будет выглядеть, как работать, где хоститься, что для этого потребуется — роль инженера. Составляете план работ по изготовлению сайта, планируете в календаре, что и когда будет закончено, каждый день пишете себе задачи и выполняете их, рассказываете клиенту о ходе работ — роль менеджера.

Если же вы маркетолог в тюменском офисе компании МТС, то у вас одна из под-ролей предпринимателя, и ваша задача — привлекать новых клиентов на уже созданные продукты и сохранять старых. У вас, наверное, с десяток коллег, которые заняты разными аспектами работы с рынком и клиентами, играющие другие под-роли предпринимателя.
Что можно изготавливать с помощью этой модели из трех ролей? Все, что угодно: кормушку для птиц, шаурмячную, сеть отелей по всему миру, учебный курс, и так далее.

Для чего же нужны роли? #

Во-первых, для обсуждения и описания требований. Если вы стартовали предпринимательский проект, то вы должны понимать, для кого вы его делаете. Какие роли со стороны клиента заинтересованы в нем? Что они хотят? Какие роли есть еще, хотя вы их не видели и в переговорах они не проявлялись?
Во-вторых — комплектация команды: вы понимаете, какие роли вам нужны в проекте и можете «распределить» на эти роли людей сообразно их сильным сторонам и знаниям.
В-третьих, устранять конфликты интересов. Если у вас роль — инженер, а вам пытается дать инженерный совет человек, который играет роль менеджера, как вы должны отреагировать?

Вы должны распознать, что вопрос — инженерный по роли. Понять, что вообще есть конфликт.
Вы должны понять уровень владения инженерными практиками у того, кто вопрос задает.
Вы должны среагировать соответствующим образом: «отшить» нежелательный совет или принять его и взять себе на заметку, что этот вот человек, который играет роль менеджера, вполне может пригодиться и как инженер.

Объекты внимания и чек-листы #

Мы уже затронули области интересов и упомянули объекты внимания, которые в них есть. Зачем вообще про них говорить и думать? Затем, что у каждой внутренней роли есть свой набор «интерес-предпочтение-намерение», и нам нужно понимать, в какой из наших трех областей он лежит. Это помогает разграничить ответственность и быстрее договориться.

Какие объекты внимания у нашего покупателя машины? Как у предпринимателя — цена, очевидно, он хочет получить больше ценности за меньшие деньги. Как у водителя — пригодность машины к эксплуатации, он хочет «сесть и поехать», а не ремонтировать машину еще неделю после покупки. Как у юриста (по роли) — юридическая чистота и отсутствие обременения, он хочет без проблем переоформить машину, а не мотаться по ГИБДД и судам. Как у отца семейства — системы безопасности машины, подушка безопасности и ремни на месте и работают. И так далее. Объекты внимания здесь — то, что покупателю нужно обязательно учесть, не пропустить, не забыть и т. д. В проектах тоже есть такие объекты внимания.

Для этих целей давно уже придумали такой инструмент, как чек-листы. Чек-лист обычно содержит перечень всего важного, что нужно учесть в какой-то ситуации.
Примеры:

список покупок; купить хлеб, молоко, спички и колбасу
список вещей в дорогу; одежда, техника, кабели-зарядки, сменное белье
список действий для того, чтобы закрыть смену на кассе в супермаркете...

Чек-листы нужны для борьбы с человеческим фактором — не надо полагаться на память или обязательность. Еще они нужны для борьбы со сложностью. Посмотрите, как выглядит чек-лист подготовки к полету пилотов Airbus A340, в нем 10 разделов и около 70 позиций. Часто проверка такого чек-листа проходит в две персоны: один из пилотов зачитывает позицию из чек-листа, второй проверяет выполнение и отвечает статусом, после чего первый сверяет с правильным ответом в чек-листе, и в случае, если они различаются, дает указание на исправление.

Книжка Атула Гаванде «Чек-лист. Как избежать глупых ошибок ведущих к фатальным последствиям» делает вывод: мало что более эффективно в сверхсложных коллективных проектах, чем дисциплинированно проходимые чеклисты, но это мало где признаётся, кроме авиации и проектного управления.

Чек-листы по принципу действия делятся на два вида:

Read-Do — читаем каждую позицию из чек-листа, потом сразу делаем что написано (читаем список покупок, там «молоко» — идем в молочный отдел)
Do-Confirm — читаем каждую позицию из чек-листа, подтверждаем, что сделано (походили по магазину, набрали корзину, перед кассой смотрим в чек-лист и убеждаемся, что взяли все, что нужно было)

Обычно чек-листы содержат только самое важное, без чего вас ждет эпичный провал. Обычно большую часть пунктов люди помнят и так. Но это не должно влиять на процедуру прохода по чек-листам. Это скучно, иногда кажется глупым, но это бюрократия, которая спасает от катастроф. Больше доверяют пилоту, который перед полетом пройдется по чек-листу, чем тому, который все сделает по памяти. Пилоты, кстати, обязаны проходить по чек-листам всегда, избежать этого нельзя.
В общем, если в девяти случаях из десяти вы пройдетесь по чек-листу без особых проблем, а в десятый раз вдруг увидите, что что-то забыли — оно обычно того стоит. Это нормальное управление рисками. В вашей машине есть ремни и подушки безопасности, и, скорее всего, они вам никогда не понадобятся. Но если случится авария — они могут спасти вашу жизнь. Можно еще почитать про теорию швейцарского сыра на тему риск-менеджмента — там выделяют четыре типа ошибок, приводящих к катастрофам:

проблемы менеджмента
недостаточный контроль
предпосылки к небезопасным действиям
небезопасные действия

Последние — это активные ошибки. Остальные — латентные.

Снижаем эмоциональный градус и делаем промежуточный вывод.

В любой деятельности бывают проекты. В проектах полезно выделять роли — и внешние (клиенты, регуляторы), и внутренние (команда проекта).
У ролей есть интересы, обычно по отношению к объектам внимания — важным элементам проекта или целевой системы.
Для каждой роли можно составить чек-лист таких важных объектов, чтобы не забывать их и думать о них регулярно. Это убережет проект от серьезных проблем.

Как же работать с проектами и зачем нам роли-чеклисты? #

Это конец текста. Дальше на лекции я повторил свой доклад про OMG Essence двухгодичной давности — текста по нему нет :-(

Но есть видео:

Источники #

Учебник «Системное мышление-2020», А.И. Левенчук — https://ridero.ru/books/sistemnoe_myshlenie/
Пост «Чеклисты» Анатолия Левенчука — https://ailev.livejournal.com/1029295.html
Документация стандарта OMG Essence — https://www.omg.org/spec/Essence/1.2/About-Essence/

Блоги: заметки с тегом чек-листы